1. Yhdistys käsittelee rekisteröimiään henkilötietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti, ja käyttää niitä vain tässä kuvauksessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Yhdistys ei luovuta rekisteröimiään henkilötietoja muille osapuolille muuten, kuin erikseen määriteltyihin tarkoituksiin, kuten jäsenmaksujen laskutukseen. Yhdistys ei kerää eikä rekisteröi mitään Tietosuoja-asetuksessa arkaluontoiseksi määriteltyjä tietoja. Koska yhdistyksen jäsenyydellä ei ole ikärajaa, e ikää tai syntymäaikaa rekisteröidä, ja yhdistys ei erittele Tietosuoja-asetuksessa tarkoitettua alle 16-vuotiaiden tietojen käsittelyä. Periaate on, että kaikkien jäsenten tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Sääntöjen mukaan yhdistyksen jäsenenä voi olla kuka tahansa luonnollinen tai juridinen henkilö, ja käytännössä jäsenyys on perhekohtainen, eli jäsenyystieto voi olla yhteinen esim. avioparin kesken.
2. Yhdistyksellä on käytössään seuraavat järjestelmät ja rekisterit, joissa henkilötietoja käsitellään ja säilytetään:
a. Jäsenrekisteri, jota käytetään jäsentietojen tallettamiseen sekä jäsenmaksujen vuosittaiseen laskuttamiseen. Jäsenrekisterin yhteystietoja voidaan käyttää myös yksittäisiin tai laajempiin jäsenistöä koskeviin sähköposteihin, kirjeisiin tai muihin yhteydenottoihin, kuten jäsentiedotteisiin.
b. Kotiseututalon varausjärjestelmä, jota käytetään varauskalenterina sekä varausmaksujen laskutukseen. Varausjärjestelmässä ei ole erillistä asiakasrekisteriä, vaan asiakastiedot talletetaan varauskohtaisesti.
c. Kirjanpito, johon sisältyvät jäsenmaksu- ja kotiseututalon varauslaskut sekä niiden suoritukset. Kirjanpitomateriaalissa voi olla myös muita yksityishenkilöiden nimellä olevia tositetietoja.
d. Sähköposti
e. Kotisivu, jossa on hallituksen jäsenten yhteystiedot,
f. Facebook-sivu,
g. Tiedostojen sähköinen talletus ja jako.
3. Tietosuojaselosteet
a. Jäsenrekisteri
b. Varauskalenteri
4. Prosessit ja osalliset (kuka, mitä, miksi ja missä) Yleinen toimintamalli: yhdistyksen toimintaa hoidetaan pääsääntöisesti vapaaehtoisvoimin ilman korvausta. Vaikka eri tehtäville on määritelty päävastuulliset, jaetaan tehtäviä tilanteen mukaan kaikkien hallituksen jäsenten kesken, ja siksi kaikilla hallituksen jäsenillä on pääsy edellä mainittuihin järjestelmiin ja rekistereihin. Tehtävävastuita ovat esim. puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, jäsenyhteyshenkilö, varausten yhteyshenkilö, tiedotusvastaava, taloudenhoitaja sekä toiminnan tarkastaja. Ajantasaiset tehtäväjaot löytyvät yhdistyksen kotisivuilta. Yksi henkilö voi olla samanaikaisesti päävastuullinen useammalle tehtävälle.
a. Jäsenrekisteri Jäsenrekisterillä pidetään kirjaa yhdistyksen aktiivisista jäsenistä, laskutetaan jäsenmaksuja sekä seurataan niiden maksamista. Jäsenrekisterin tietoja voidaan käyttää myös yhteystietoina yhdistyksen omassa tiedottamisessa. Uusia jäseniä ilmoittautuu sähköpostilla, puhelimitse sekä henkilökohtaisten yhteydenottojen välityksellä. Jäsenvastaava kirjaa uuden jäsenen tiedot jäsenrekisteriin ja lähettää ensimmäisen jäsenmaksulaskun. Jäsenmaksut laskutetaan massalaskutuksena vuosittain käyttämällä palveluntarjoajaa (kohta 5) laskujen tulostukseen ja postitukseen. Jäsentiedot välitetään palveluntarjoajalle salattuna CSV- tai excel-tiedostona.
b. Varausjärjestelmä Varausjärjestelmällä hoidetaan kotiseututalon varauskalenteria ja varausten laskutusta. Varausmerkinnät tehdään varaajan nimellä – joko yksityishenkilö tai yhteisö – sekä yhteystiedoilla. Varaustietoihin merkitään varaajan nimi, osoite (ei pakollinen), sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tilaisuuden tarkoitus, joka tarvitaan, koska yhdistys vuokraa tilaa pääsääntöisesti vain yksityistilaisuuksiin. Koska varaukset on hinnoiteltu erikseen jäsenille ja e-jäsenille, varaajan jäsenyys tarkistetaan varauksen yhteydessä jäsenrekisteristä, mikäli varaaja ilmoittaa olevansa jäsen. Varauslaskut lähetetään joko sähköpostitse, postitetaan tai annetaan varaajalle henkilökohtaisesti tilanteen mukaan. Varauslaskut ja niihin kohdistuvat maksut viedään kirjanpitoon, ja säilytetään siellä kirjanpitolain edellyttämän ajan. Varausjärjestelmän tietoja pääsee katsomaan myös kotiseututalon siivouksesta vastaavan yrityksen työnjohto, jotta siivoukset voidaan ajoittaa tarkoituksenmukaisesti.
c. Kirjanpito Yhdistyksen kirjanpitoa hoidetaan lain edellyttämällä tavalla käyttäen pilvipohjaista järjestelmää. Kirjanpitoon vietäviä tositteita hyväksytään säännöissä mainituilla tavoilla. Yhdistyksen käytännön kirjanpidosta vastaa taloudenhoitaja. Kirjapitoa hoidetaan pilvipohjaisella järjestelmällä.
d. Sähköposti Yhdistyksellä on käytössä yksi yhteinen sähköpostitili yky(at)ylastonkotiseutuyhdistys.fi, johon tulleet sähköpostit lähetetään edelleen osalle hallituksen jäsenistä heidän yksityisin osoitteisiinsa. Sähköpostit sisältävät joissain tapauksissa henkilötietoja, esim. ilmoittautumisia jäseneksi, kotiseututalon varauspyyntöjä jne.
e. Yhdistyksen kotisivua käytetään sekä ajankohtaiseen että pysyvämpään tiedottamiseen ja sen ylläpidosta vastaa yhdistyksen tiedotusvastaava.
f. Facebookia käytetään yhdistyksen tapahtumien mainostamiseen, jakamaan yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisia muiden tekemiä julkaisuja jne. Yhdistyksellä on oma Facebook-sivu, jonka hallinnoinnista vastaa tiedotusvastaava. Facebookin käyttötavat eli seuraaminen, tykkääminen, kommentointi jne. ovat henkilötasoisia. Yhdistys ei vastaa Facebookin tietosuojasta, eivätkä edellä mainitut käyttötavat edellytä yhdistyksen jäsenyyttä, eikä niitä kytketä jäsentietoihin.
g. Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja muut dokumentit säilytetään sähköisessä muodossa, ja lisäksi osa myös paperimuodossa. Sähköiseen säilytysjärjestelmään on pääsy kaikilla hallituksen jäsenille. On sovittu, että erityisesti henkilötietoja sisältävät dokumentit talletetaan aina salasanalla suojatussa muodossa, ja henkilötietoja ei koskaan säilytetä ilman perusteltua tarkoitusta.
5. Kumppanit Kohdissa 2 ja 4 mainitut tehtävät ja prosessit hoidetaan pilvipohjaisilla sovelluksilla. Lisäksi jäsentietoja annetaan jäsenmaksulaskujen tulostuksen ja postituksen palveluntarjoajalle. Tarkat tiedot käytettävistä sovelluksista ja niiden palvelutarjoajista annetaan tarvittaessa yksilöidyn henkilötietojen tarkastuspyynnön yhteydessä, mikäli todetaan, että yhdistys käsittelee pyynnön esittäjän henkilötietoja.
6. Tietojen tarkistus ja muutokset, yhteyshenkilöt Rekisteröidyillä on Tietosuoja-asetuksen mukaan mahdollisuus tarkistaa heitä koskevat tiedot ja vaatia virheellisten korjaamista, tai jäsenyyden päätyttyä vaatia tietojen poistamista. Tietoja koskevat tarkistus- ja poistopyynnöt voi lähettää yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen yky.ylastonkotisutuyhdistys.fi ja ne käsitellään noin kahden viikon kuluessa. Aktiivisten jäsenten tietoja ei voida poistaa. Tietosuoja-asioiden ensisijaisia yhteyshenkilöitä ovat yhdistyksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri / tiedotusvastaava, joiden yhteystiedot löytyvät yhdistyksen kotisivuilta ylastonkotiseutuyhdistys.fi.
