Tietosuoja

Ylästön Kotiseutuyhdistys ry:n Tietosuojan omavalvontasuunnitelma

1. Yhdistys käsittelee rekisteröimiään henkilötietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti, ja käyttää niitä vain tässä kuvauksessa annettuihin käyttötarkoituksiin. Yhdistys ei luovuta rekisteröimiään henkilötietoja muille osapuolille muuten, kuin määriteltyihin tarkoituksiin, kuten jäsenmaksujen laskutukseen.
Yhdistys ei kerää eikä rekisteröi mitään Tietosuoja-asetuksessa arkaluontoiseksi määriteltyjä tietoja. 
Koska yhdistyksen jäsenyydellä ei ole ikärajaa, ikää tai syntymäaikaa rekisteröidä, ja yhdistys ei erittele Tietosuoja-asetuksessa tarkoitettua alle 16-vuotiaiden tietojen käsittelyä. Periaate on, että kaikkien jäsenten tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. 
Sääntöjen mukaan yhdistyksen jäsenenä voi olla kuka tahansa luonnollinen tai juridinen henkilö, ja käytännössä jäsenyys on perhekohtainen, eli jäsenyystieto voi olla yhteinen esim. avioparin kesken. 

2. Yhdistyksellä on käytössään seuraavat järjestelmät ja rekisterit, joissa henkilötietoja käsitellään ja säilytetään: a. Jäsenrekisteri, jota käytetään jäsentietojen tallettamiseen sekä jäsenmaksujen vuosittaiseen laskuttamiseen. Jäsenrekisterin yhteystietoja voidaan käyttää myös yksittäisiin tai koko jäsenistöä koskeviin sähköposteihin, kirjeisiin tai muihin yhteydenottoihin.  b. Kotiseututalon varausjärjestelmä, jota käytetään varauskalenterina sekä varausmaksujen laskutukseen. Varausjärjestelmässä ei ole erillistä asiakasrekisteriä, vaan asiakastiedot talletetaan varauskohtaisesti.  c. Kirjanpito, johon sisältyvät jäsenmaksu- ja kotiseututalon varauslaskut sekä niiden suoritukset. Kirjanpitomateriaalissa voi olla myös muita yksityishenkilöiden nimellä olevia tositetietoja.  d. Sähköposti e. Kotisivu, jossa on hallituksen jäsenten yhteystiedot.  f. Facebook-sivu,  g. Tiedostojen sähköinen talletus ja jako

3. Tietosuojaselosteet a. Jäsenrekisteri b. Varauskalenteri

4. Prosessit ja osalliset (kuka, mitä, miksi ja missä)
Yleinen toimintamalli: yhdistyksen toimintaa hoidetaan pääsääntöisesti vapaaehtoisvoimin ilman korvausta. Vaikka eri tehtäville on määritelty päävastuulliset, jaetaan tehtäviä tilanteen mukaan kaikkien hallituksen jäsenten kesken, ja siksi kaikilla hallituksen jäsenillä on pääsy edellä mainittuihin järjestelmiin ja rekistereihin. Tehtävävastuita ovat esim. puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, jäsenyhteyshenkilö, varausten yhteyshenkilö, tiedotusvastaava, rahastonhoitaja sekä toiminnan tarkastaja. Ajantasaiset tehtäväjaot löytyvät yhdistyksen kotisivuilta. Yksi henkilö voi olla samanaikaisesti päävastuullinen useammalle tehtävälle. 
a. Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterillä pidetään kirjaa yhdistyksen aktiivisista jäsenistä, laskutetaan jäsenmaksuja sekä seurataan niiden maksamista. Jäsenrekisterin tietoja voidaan käyttää myös yhteystietoina yhdistyksen omassa tiedottamisessa. 
Uusia jäseniä ilmoittautuu sähköpostilla, puhelimitse sekä henkilökohtaisten yhteydenottojen välityksellä. Jäsenvastaava kirjaa uuden jäsenen tiedot jäsenrekisteriin ja lähettää ensimmäisen jäsenmaksulaskun. 
Jäsenmaksut laskutetaan massalaskutuksena vuosittain käyttämällä palveluntarjoajaa (kohta 5) laskujen tulostukseen ja postitukseen. Jäsentiedot välitetään palveluntarjoajalle salattuna CSV- tai excel-tiedostona. 
b. Varausjärjestelmä
Varausjärjestelmällä hoidetaan kotiseututalon varauskalenteria ja varausten laskutusta. Varausmerkinnät tehdään varaajan nimellä – joko yksityishenkilö tai yhteisö sekä yhteystiedoilla. Varaustietoihin merkitään varaajan nimi, osoite (ei pakollinen), sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tilaisuuden tarkoitus, mikäli se varauspyynnöstä ilmenee. 
Koska varaukset on hinnoiteltu erikseen jäsenille ja e-jäsenille, varaajan jäsenyys tarkistetaan varauksen yhteydessä jäsenrekisteristä, mikäli varaaja ilmoittaa olevansa jäsen. 
Varauslaskut lähetetään joko sähköpostitse, postitetaan tai annetaan varaajalle käteen tilanteen mukaan.  Varauslaskut ja niihin kohdistuvat maksut viedään kirjanpitoon, ja säilytetään siellä kirjanpitolain edellyttämän ajan. 
Varausjärjestelmän tietoja pääsee katsomaan myös kotiseututalon siivouksesta vastaavan yrityksen työnjohto, jotta siivoukset voidaan ajoittaa tarkoituksenmukaisesti. 
c. Kirjanpito
Yhdistyksen kirjanpitoa hoidetaan lain edellyttämällä tavalla. Kirjanpidosta vastaa rahastonhoitaja. Kirjanpitoon vietäviä tositteita hyväksytään säännöissä mainituilla tavoilla. 
Yhdistyksen käytännön kirjanpidosta vastaa rahastonhoitaja. 
Kirjanpito hoidetaan Excelillä ja tilinpäätösasiakirjat tehdään Wordilla. 
d. Sähköposti
Yhdistyksellä on käytössä yksi yhteinen sähköpostitili yky.ylastonkotiseutuyhdistys.fi, johon tulleet sähköpostit lähetetään edelleen osalle hallituksen jäsenistä heidän yksityisin osoitteisiinsa. Sähköpostit sisältävät joissain tapauksissa henkilötietoja, esim. ilmoittautumisia jäseneksi, kotiseututalon varauspyyntöjä jne.  Sähköposti tukee POP- ja SMTP-protokollia, joten tili on mahdollista kytkeä mihin tahansa mainittuja protokollia tukevaan sähköpostisovellukseen. 
e. Yhdistyksen kotisivua käytetään sekä ajankohtaiseen että pysyvämpään tiedottamiseen ja sen ylläpidosta vastaa yhdistyksen tiedostusvastaava. 
f. Facebookia käytetään yhdistyksen tapahtumien mainostamiseen, jakamaan yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisia muiden tekemiä julkaisuja jne. Yhdistyksellä on oma Facebook-sivu, jonka hallinnoinnista vastaa tiedotusvastaava. 
Facebookin  käyttötavat  eli seuraaminen, tykkääminen,  kommentointi jne. ovat henkilötasoisia. Yhdistys ei vastaa Facebookin tietosuojasta, eivätkä edellä mainitut käyttötavat  edellytä yhdistyksen jäsenyyttä, eikä niitä kytketä jäsentietoihin. 
g. Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja muut dokumentit säilytetään sähköisessä muodossa, ja lisäksi osa myös paperimuodossa. Sähköinen säilytyspaikka on Dropbox, johon on pääsy kaikilla hallituksen jäsenille. On sovittu, että erityisesti henkilötietoja sisältävät dokumentit talletetaan aina salasanalla suojatussa muodossa. 

5. Kumppanit a. Jäsenrekisteriä hoidetaan Netti-Jäserillä, ja palvelun toimittaa Selkotieto Oy b. Jäsenmaksulaskujen tulostuksen ja postituksen palvelutoimittaja valitaan vuosittain, ja vuonna 2018 palvelun toimitti  painopalvelu Tapio Pesonen Oy/Kerasivu. c. Kotiseututalon varauksia hoidetaan eVaraus-järjestelmällä, ja palvelun toimittaa Note Shot Oy d. Yhdistyksen sähköposti hoidetaan Roundcube-ohjelmistolla ja Suomen Hostingpalvelu Oy:n palvelulla e. Yhdistyksen kotisivujen alusta on WordPress ja palvelun toimittaa Suomen Hostingpalvelu Oy. f. Facebook  g. Dropbox h. Toiminnan tarkastajat valitaan jäsenkokouksessa vuosittain, ja heillä on pääsy yhdistyksen kirjanpitoon sekä pöytäkirjoihin.

6. Tietojen tarkistus ja muutokset, yhteyshenkilöt
Rekisteröidyillä on Tietosuoja-asetuksen mukaan mahdollisuus tarkistaa heitä koskevat tiedot ja vaatia virheellisten korjaamista, tai jäsenyyden päätyttyä vaatia tietojen poistamista. Tietoja koskevat tarkistus- ja poistopyynnöt voi lähettää yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen yky.ylastonkotisutuyhdistys.fi ja ne käsitellään noin kahden viikon kuluessa. Aktiivisten jäsenten tietoja ei voida poistaa. 
Tietosuoja-asioiden ensisijaisia yhteyshenkilöitä ovat yhdistyksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri / tiedotusvastaava, joiden yhteystiedot löytyvät yhdistyksen kotisivuilta ylastonkotiseutuyhdistys.fi.