Ylästön kotiseututalon varausehdot 2019

Tietoja Ylästön kotiseututalosta

Ylästön Kotiseutuyhdistys Ry hallinnoi Ylästön kotiseututaloa, jonka omistaa Vantaan kaupunki. Taloa käytetään pääasiallisesti kotiseutuyhdistyksen ja muiden ylästöläisten yhdistysten toimitilana. Ylläpitokulujen kattamiseksi Kotiseutuyhdistys varaa tiloja erilaisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin. Varaaja voi olla yksityishenkilö tai yhteisö, joka haluaa käyttää kotiseututaloa oman tilaisuutensa järjestämiseen. Kotiseututalo soveltuu parhaiten yksityistilaisuuksiin, kuten perhejuhliin, yritysten, yhdistysten, taloyhtiöiden yms. henkilöstö- ja jäsentilaisuuksiin, kokouksiin tai koulutustilaisuuksiin.

Varauksen tekeminen

Varaus voidaan tehdä joko ottamalla yhteyttä yhdistykseen puhelimitse tai sähköpostitse tai verkkopalvelun kautta. Ajantasaiset yhteystiedot löytyvät yhdistyksen kotisivuilta www.ylastonkotiseutuyhdistys.fi. Varauksesta lähetetään sähköpostitse varaajalle vahvistus. Varausmaksujen ja ennakkomaksujen laskut lähetetään sähköpostitse, tai erikseen pyydettäessä postitse.

Varauspalvelun kuvaus ja hinta:

Kolmen tunnin arkiaika on mikä tahansa kolmen tunnin aikaväli päivän aikana. Hinta sisältää yhden tilakokonaisuuden: ison luokkahuoneen tai kaksi pienempää huonetta. Kolmen tunnin arkivarauksia voi talossa olla kaksi samanaikaisestikin, mikäli tapahtumat ovat tyypiltään sellaisia, etteivät ne häiritse toisiaan: 50 €

Arkipäivän varaus klo 6:00 – 16:00 varaus koko talolle: 100 €

Arki-illan varaus (ma-to) klo 16:00 alkava varaus koko talolle. Perjantai-ilta ei ole varattavissa ilman erillistä sopimista: 100 €

Arkipäivän ja – illan varaus on koko päivän varaus aamusta iltaan koko talolle: 150 €

Viikonlopun varaus perjantaista klo 16:00 sunnuntaihin klo 16:00. Aika sopii erityisesti perhejuhlille valmistautumisineen ja siivouksineen. Jäsenhinta edellyttää kolmen vuoden yhtäjaksoista jäsenyyttä, eikä siitä myönnetä talvikausialennusta: Jäsenet 250 € / Muut 500 € (talvialennus 1.11 – 28.2.) – 20%

Paviljonkiteltta joko talon varauksen yhteydessä tai erikseen: 30 € tai 60 € / kerta

Kaasugrilli + kaasupullo: 10 € / vuokrauskerta

Varauksissa sovellettavia käytäntöjä:

  • mikäli varaustilanne sallii, on varauksista – esim. kestosta tai aloitus- ja päättymisajoista – mahdollista sopia myös yksilöllisesti ottamalla yhteyttä yhdistykseen, 
  • peräkkäin osuvissa varauksissa pyydämme olemaan joustavia niin, että tilaisuudet alkaisivat ja päättyisivät sujuvasti. Jos esim. heti päivävarauksen jälkeen tulisi alkaa iltavaraus, on tilan siivous oltava siihen mennessä tehty.
  • lyhemmistä viikonloppuvarauksista voidaan sopia, mikäli viikonloppu on vapaana ja ajankohtaan on aikaa enintään kaksi kuukautta, ja lyhempi aika sopii tilaisuuden luonteeseen ja muihin rinnakkaisiin varauksiin,

Varausmaksut, ennakkomaksut ja varauksen peruminen

Varauspalvelut laskutetaan hinnaston mukaan etukäteen. Viikonloppuvarauksista peritään 50 euron ennakkomaksu, jota ei palauteta, vaikka Varaaja peruisi varauksen. Varauksen voimaantulo edellyttää ennakkomaksun suorittamista. Mikäli ennakkomaksun suoritus viivästyy, Yhdistys ottaa kuitenkin yhteyttä Varaajaan ennen varauksen perumista.

Varsinaisen varausmaksun pitää olla maksettu ennen avainten luovuttamista Varaajalle. Muunlaisista maksuehdoista sovitaan tarvittaessa erikseen.

Varaaja voi perua varauksensa enintään 14 päivää ennen varauksen alkamista. Mikäli perumisen syynä on ylivoimainen este – sairastuminen, onnettomuus jne. – voidaan lyhemmistä peruutusajoista sopia.

Varauksessa noudatetaan varaushetkellä voimassaolevia ehtoja ja ohjeita. 

Yhdistys ei ole velvollinen korvaamaan mahdollisia vahinkoja tai kustannuksia, mikäli varaus joudutaan perumaan ylivoimaisen esteen vuoksi. Ylivoimaisia esteitä voivat olla esim. onnettomuudet ja vahingot, jotka estävät tai rajoittavat Kotiseututalon käyttöä, viranomaisten antamat kiellot ja rajoitukset, Kotiseututalon vuokrasopimuksen purkautuminen, tai vastaavat odottamattomat tapahtumat. Kotiseutuyhdistys kuitenkin sitoutuu avustamaan korvaavan tilan etsimisessä parhaalla mahdollisella tavalla.

Talon säännöt

Siivous ja jätehuolto

Talo siivotaan säännöllisesti torstai-iltaisin ennen viikonloppuvarausta. Talolla on paljon erilaisia tapahtumia myös arkisin, ja tapahtumien järjestäjät huolehtivat siivouksesta omalta osaltaan. Varaaja huolehtii tilan siivouksesta varauksensa jäljiltä sellaiseen kuntoon, että tila on käytettävissä siistinä seuraavalle Varaajalle. Ajantasaiset siivous- ja jätteidenkäsittelyohjeet löytyvät keittiön seinältä. Mikäli siivouksessa on merkittäviä puutteita, ja siivous kokonaan tai osittain joudutaan teettämään ulkopuolisena palveluna, perimme siivouksesta korvauksen siivouspalvelun laskun mukaan, kuitenkin vähintään 57 euroa.

Laitteet ja irtaimisto

Talon irtaimisto ja laitteet – tuolit, pöydät, kahvinkeittimet, astianpesukoneet, dataprojektori, äänentoistolaitteet jne. ovat Varaajien käytössä. Yhdistyksellä on irtaimistovakuutus, jonka omavastuu on 600 €. Vakuutus korvaa myös ns. laiterikot. Korvaussumma perustuu esineen hankintahintaan ja käyttöikään. Varaaja sitoutuu korvaamaan 50 % omavastuuosuudesta, mikäli rikkoontuminen todetaan selkeästi hänen tai hänen vieraansa aiheuttamaksi. Irtaimiston ja laitteiden rikkoontumisista tai toimintahäiriöistä tulee ilmoittaa Yhdistykselle mahdollisimman pian.

Alkoholitarjoilu

Alkoholitarjoilu talolla on sallittua Alkoholilain 1102/2017 määrittelemissä puitteissa. Varaajalla on oikeus tarjoilla veloituksetta alkoholia yksityistilaisuudessa. Varaajan tulee itse selvittää ja tarvittaessa hakea tilaisuuden luonteen edellyttämät luvat.

Järjestys talolla

Iltatilaisuuksille ei ole asetettu aikarajaa, mutta Varaajia pyydetään ottamaan huomioon naapureiden kotirauha aina tilaisuuden aikana, mutta erityisesti iltaisin kello 22:00 jälkeen. Varaaja vastaa siitä, että tilaisuudessa noudatetaan lakeja ja viranomaisten määräyksiä, sekä huolehditaan vieraiden turvallisuudesta.

Turvallisuus

Talon turva- ja pelastusohjeet sisältävä kansio löytyy kulmahuoneesta. Vuokraajaa pyydetään näyttämään turvallisuus- ja varausohjeet myös pitopalvelulle ja muille palvelutoimittajille.

Kotiseututalo on puurakenteinen, suojeltu vanha rakennus, joten kynttilöiden, ulkotulien, grillin jne. kanssa on noudatettava erityistä varovaisuutta.

Avaimet ja lukitus

Varaajalle luovutetaan yksi avain etukäteen sovittuna aikana. Avain palautetaan Kotiseututalon eteisessä olevaan lukittuun postilaatikkoon, ellei muuta ole sovittu. Avainta on säilytettävä huolellisesti, eikä siitä saa teettää kopiota. Mikäli Varaaja kadottaa avaimen, yhdistyksellä on oikeus veloittaa 50% uudelleensarjoituksesta ja tarvittavista lisäavaimista, kuitenkin enintään 200 €.

Varaajan tulee varmistaa, että ovet ja ikkunat suljetaan ja lukitaan tilaisuuden päätyttyä.

Odottamattomat tapahtumat ja kutsumattomat vieraat

Varaajan tulee ilmoittaa yhdistykselle kutsumattomista vieraista ja muista häiriöistä, onnettomuuksista, ilkivallasta ja muista vastaavista varauksen aikana sattuneista odottamattomista tapahtumista, jotta Yhdistys voi varautua ja välttää vastaavat tapahtumat tulevaisuudessa.

Paviljonkiteltan pystytysohjeita

Teltan pystyttämisessä, käyttämisessä ja purkamisessa Vuokraajaa pyydetään tutustumaan huolellisesti seuraaviin ohjeisiin, sekä teltan mukana tulevaan erilliseen ohjevihkoseen. Teltan kokoamisessa tarvitaan vähintään kolme henkilöä. Kokoamisessa kannattaa käyttää hansikkaita.  Yhdistys voi auttaa teltan pystytyksessä, mikäli se sopii aikatauluihin.

  • Tutustu ensin kokoamisohjeisiin ja asettele numeroidut putket maahan sijoilleen.
  • Kokoa katto-osan putkirunko ensin ja laita maassa katon kattokate paikoilleen.
  • Kun kattokate on kiinnitetty, kiinnitä ensin toisen pitkän seinäsivun jalat, ja nosta seinä pystyyn: nostossa on oltava mukana vähintään kolme henkilöä, etteivät putket pääse vääntyilemään, ja jalat saadaan turvallisesti kiinnitettyä kattorunkoon. Teltta puretaan päinvastaisessa järjestyksessä, eli laske ensin toinen seinä kokonaan alas.
  • Muista kiristää siipiruuvit joka liitoksessa.
  • Kiinnitä katto- ja seinäkatteet joustolenkeillä runkoputkiin.
  • Jalat on ehdottomasti ankkuroitava maahan isoilla harjateräsvaarnoilla; käytä tarvittaessa pakkauksessa olevaa kumivasaraa.
  • Ankkuroi seinäpressut maahan pienemmillä vaarnoilla; näin varmistetaan, ettei tuuli vie telttaa.
  • Pura teltta mahdollisimman pian käytön jälkeen; minimissään riittää, että pressukate otetaan pois.
  • Seuraa säätiedotuksia: myrskyllä ja puuskittaisella kovalla tuulella ei telttaa saa pystyttää tai jättää käytön jälkeen pystyyn!